Быстрый экспорт/импорт товаров для интернет-магазинов. Что важно знать?

С появлением возможности одним кликом выгружать и загружать данные на сайт, счастливее стали и интернет-магазины, и их покупатели. В этой статье - максимально лаконично об этой возможности и, главное, как “осчастливить” и ваш сайт, и вашу аудиторию тоже.

Начнем с того, что дает эта опция.

Преимущества функции экспорта/импорта товаров на сайте

1. Добавление “в один клик” новых товаров на сайт (импорт)

Особенно актуально для Интернет-магазинов, если ваш ассортимент - это тысячи товаров. Например, у вас много поставщиков и нужно принять от них прайс в их формате и загрузить на свой сайт.

2. Выгрузка данных с сайта (экспорт)

Это ваш вариант, если у вас много партнеров, которым нужно выгружать ваш прайс.

3. Возможность БЫСТРО изменить информацию на страницах товаров одной или нескольких категорий: цены, характеристики, наличие...

Вы сможете:

• обновлять только нужные поля в описании товаров и услуг;
• выбирать, какие позиции обновлять при импорте на сайте компании и на маркете — только изменившиеся с момента предыдущего импорта или все товары, присутствующие в файле импорта;
• удалять группы и подгруппы, в которых уже нет товаров;
• настроить периодическое обновление информации о товарах/услугах по URL-ссылке на файл по заданному расписанию (раз в день/неделю/месяц).

Для продавцов это не только реальная экономия времени, но и бонусом - лояльность покупателей:

4. Автоматическая передача данных на маркетплейсы

Речь о таких площадках как Prom, Rozetka, Google Merchant, Facebook… Об этих каналах продаж мы еще обязательно расскажем, но вы должны знать, что наличие модуля (или плагина) формирования файла выгрузки данных сделает вашу работу с этими каналами сильно эффективнее и проще.

Если же вы из числа тех, кому важно вникнуть в детали работы своего сайта самостоятельно (пусть и ценой личного времени...), следующая часть статьи вам точно пригодится.

6 шагов к правильной работе плагина импорта/экспорта на вашем сайте

При добавлении такого плагина на сайт важно:

1. Разобраться в терминах:)

Если коротко, то: экспорт - выгрузка информации С сайта, импорт - загрузка НА сайт.

2. Определиться с форматом файла выгрузки/загрузки

Этот пункт особенно важен, если вы планируете активно заниматься электронной торговлей и задействовать сторонние площадки и маркетплейсы. В этом случае нужно заранее понимать, файлы какого формата принимаются этими ресурсами. О наиболее популярных мы сейчас и расскажем.

Для экспорта/импорта используются такие форматы файлов: csv и xls (Excel), файл в формате txt, yml, xml, zip (архив, содержащий файл в одном из указанных выше форматов и папку с используемыми иллюстрациями).

Владимир Кашинский - глава технического отдела Sprava Agency:

“Часто бывает, что экспорт делается, не определившись куда будут импортироваться данные. Например, в файл типа xls - так сказать "по привычке", чтобы удобнее было открыть. Но этот формат неудобен, а зачастую даже вреден для проведения импорта”

Подробнее о самых распространенных из этих форматов:

• XML (YML)

Это широко распространенный язык разметки (eXtensible Markup Language), удобный для создания и обработки документов приложениями и человеком, а также понятный сейчас практически любой системе.

• CSV

Самый компактный вариант создания фида данных.  Это текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Он не содержит ничего, кроме разделителей и информации о товарах.

• XLS

Это электронная таблица, созданная с помощью Microsoft Excel — самая популярная программа для работы с подобными файлами. Хотя, кстати, сегодня уже есть отличные аналоги, ко всему прочему даже бесплатные… Например, Open Office или Google Spreadsheets.

3. Проверить соответствие полей загружаемого файла с полями на страницах карточек товаров сайта

Для всех столбцов импортируемого документа необходимо сопоставить названия полей с теми, что используются в вашем Интернет-магазине. Например:

Name - наименование товара;
Model - модель товара;
Sku - артикул товара.

Артикул - уникальный идентификатор товара, по которому происходит обновление всех остальных полей товара. Присутствие столбца "Артикул" в файле обязательно. Он может состоять из букв, цифр, дефиса "-" и нижнего слэша "_" (всё без кавычек!).

Price - цена товара;
Status - активность товара на сайте;
Quantity - количество товара на складе;
Categories - категория товара;
Size - размер товара (например, S, M, L...).

И многие другие - в соответствии со структурой карточки товара на вашем сайте.

ВАЖНО! При выборе наименования полей в файле импорта мы рекомендуем использовать те же коды полей, что используются в базе данных по умолчанию. В этом случае процесс настройки импорта/экспорта товаров пройдет быстрее.

И еще один момент, который может добавить проблем неопытному пользователю: одно ваше “неосторожное движение” в файле загрузки (удалили ячейку, добавили лишний пробел...) и после его импорта на сайте могут появиться, например, товары с набором неопределенных символов. А еще - трудности с удалением таких товаров с сайта. Потому будьте внимательны!

4. Если выгрузка должна быть автоматической, это нужно предусмотреть в начале работы по установке модуля/плагина

Чтобы пользователям показывалась всегда актуальная информация об ассортименте товаров, используйте автоматическую загрузку данных. Это упрощает работу с объемом сведений о товарах. Существует несколько вариантов:

• Автоматическое формирование файла xml

В этом случае важно помнить об ограничении на размер файлов, которое накладывает сервис или программа, в которой вы работаете. Если видите ошибку при загрузке, проверьте, соответствует ли ваш файл разрешенному объему.

• Синхронизация товаров на сайте с системой 1С

Такой вариант позволит:

• загружать вашу товарную базу из 1С в кабинет и на сайт компании;
• автоматически обновлять позиции на сайте по запросу из вашей системы 1С;
• с помощью стандарта CommerceML можно проводить обмен коммерческой информацией по заявкам, товарам и т.д.

Автозагрузка - самый удобный способ импорта фида данных. Но он возможен только в том случае, если правильно настроен xml-файл. Потому важно предусмотреть автозагрузку заранее - это обойдется вам значительно дешевле, чем добавлять ее позже к уже установленному плагину.

5. Выбрать подходящий модуль/плагин для администрирования экспорта/импорта файла данных

Если ваш сайт сделан на движке типа Opencart, WordPress, Joomla или 1С-Битрикс, вы можете выбрать из огромного количества стандартных плагинов экспорта/импорта данных. При выборе отталкивайтесь от необходимого вам формата файла выгрузки.

Если же ваш сайт управляется самописной CMS, интеграция модуля экспорта/импорта, как вы понимаете, будет такой же индивидуальной, как ваш движок:)

Очень важно выбрать функциональный и гибко настраиваемый модуль. Часто таковыми являются платные плагины, хотя и с бесплатными аналогами можно тоже отлично работать. Опять же, если сделать выбор тщательно и заранее.

И еще небольшой совет: когда что-то не получается, лучше обратиться за техподдержкой к продавцу плагина и решить проблему, чем мучиться с бесплатным модулем без поддержки от разработчика!:)

6. Проверить панель управления на наличие сторонних модулей и плагинов, которые работают с категориями и товарами

Это важный пункт! Бывает так, что при выгрузке данных теряется ряд данных (например, значения фильтров товаров). Пользователь в недоумении пытается понять, что сделал не так, когда на самом деле причиной этому стал сторонний модуль.

Вместо выводов

Возможность экспорта/импорта товаров - незаменимый инструмент для Интернет-магазина. Особенно, если вы: а) хотите тратить минимум времени на работу с сайтом, б) планируете увеличивать продажи с помощью сторонних площадок, в) регулярно получаете информацию о товаре или обновлении цен от поставщиков, и, наконец, элементарно - заботитесь о своих покупателях, которым важна актуальная информация о товарах на сайте.

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать, как добавить такой плагин именно на ваш сайт, напишите нам